電子格式保存文件
以電子證明代替紙本證明。現時,各政府部門均以紙本發出證明文件,不但使各部門須長期分配人手處理該等證明和經認證副本的收發和存檔,同時增加了政府部門和實體的紙檔存量和佔用大量的空間。
另一方面,利害關係人因此需要逐一向某政府部門申請證明後交予另一政府部門。因此,法案規定政府部門和實體得以提供電子證明來代替傳統的紙本證明。
訂定統一電子平台數碼化證照的法律效力。統一電子平台供正當的利害關係人使用,可保存電子格式的文件,尤其是發出准照、執照,修讀職業培訓課程,取得學位、批准申請等電子證明文件。為此,必須有專門的法律規定上述電子文件的法律價值。因此,法案對數碼化證照作出規定,並賦予其法律效力。
只需遞交資料一次
電子方式供私人利害關係人自願使用的原則。政府部門和實體使用信息及通訊科技的目的是增加向市民及企業提供服務的渠道,總原則是讓私人自行選擇以傳統或電子方式與政府部門聯繫。法案規定,電子證明、發出數碼化證照、數碼化接待及電子方式的行政通知均是供私人利害關係人自願使用的服務。選擇不使用電子方式的市民及企業,法案並無訂定任何限制或不同的待遇。
免除私人遞交已由政府管有的文件。未來,特區政府將使用信息及通訊科技來理順政府部門和實體之間的內部溝通過程,從而減省市民和企業須往返多個政府部門遞交資料造成的不便和負擔。作為嶄新的行政活動方式,電子政務要求達到一次辦妥的原則,即私人向任何政府部門辦理手續時只需向政府遞交資料一次。
核實用者電子身份
電子政務在數碼化接待的各項程序中須使用合適的可靠電子身份識別工具。法案將數碼化接待定義為“供利害關係人透過互聯網與政府部門和實體的資訊系統進行互動的一項電子政務,至少包括提供資料和表格、遞交申請書,以及上傳文件的服務。”特區的政府部門和實體一直都提供讓市民能獲取電子服務的工具。現時法案規定循此方向推進,強化這些工具的效率、方便和可靠,並規定每項電子身份識別工具應賦予的保障級別。法案規定在數碼化接待過程中,應包括核實使用者的電子身份,以確認登入者和在數碼化接待中作出行為的人的身份。
電子工具接收通知
私人可透過電子工具接收行政通知。現時法律沒有規定可以採用信息及通訊科技,以電子工具作出行政通知。針對這一可能性,法案規範了電子通知服務。支援電子通知服務的資訊系統須對以電子方式發送、提供、遞交或不遞交行政通知作相關事實的記錄,並確保有關資料得到保護,免受遺失、盜竊、毀損或未經許可改動的風險。
闡明在證據制度方面的規定,特別是行政上的司法爭訟程序的證據規定。證據的一般制度現時針對的是使用具有紙本文件的卷宗的傳統行政活動。為加強人們對電子政務的信心,法案訂定電子文件的法律推定及證明力的相關內容。